Découvrez vos droits et vos choix en matière de protection de votre vie privée

La protection de la vie privée est un droit fondamental de tous les Ontariens et Ontariennes. Afin de protéger ce droit, Services de soutien à domicile et en milieu communautaire est tenu par la loi de protéger vos renseignements personnels et de respecter des règles strictes sur leur collecte, leur utilisation et leur divulgation. Ces lois vous donnent également certains droits et choix quant à la façon dont nous utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

Pour en savoir plus, communiquez avec votre bureau local de la protection de la vie privée.

Définitions des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

Les « renseignements personnels » désignent les renseignements consignés vous concernant en tant que personne. Cela peut comprendre votre nom, votre adresse, votre sexe, votre âge, vos études et vos antécédents professionnels, mais également des numéros d’identification comme votre numéro d’assurance sociale et vos avis personnels ou opinions.

Les « renseignements personnels sur la santé » désignent un type particulier de renseignements personnels. Cela comprend tout renseignement verbal, écrit ou électronique à votre sujet qui porte sur votre santé physique ou mentale (y compris vos antécédents médicaux familiaux), les services de soins de santé qui vous sont fournis (y compris un programme de services), l’identité des personnes qui vous ont fourni des services de soins de santé et l’identité de votre mandataire spécial. Cela comprend également votre numéro de carte Santé de l’Ontario et les renseignements liés au paiement pour la prestation de soins de santé ou à l’admissibilité à de tels soins.

Lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée

Nos pratiques sont régies par deux lois sur la protection de la vie privée :

Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) (S’ouvre dans un nouvel onglet)
- S’applique aux renseignements personnels sur la santé.
- L’accès ne peut être fourni qu’avec l’autorisation du patient ou du mandataire spécial (à TRÈS peu d’exceptions près).
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) (S’ouvre dans un nouvel onglet)
- S’applique à tous les documents détenus par un organisme subventionné par l’État (sauf les renseignements personnels sur la santé).
- Toute personne peut demander une copie de tout document et les copies doivent être fournies (à quelques exceptions près).

Les deux lois énoncent :

comment et quand nous pouvons recueillir des renseignements auprès des gens;
comment nous pouvons utiliser les renseignements personnels que nous recueillons;
que nous devons protéger les renseignements personnels que nous recueillons;
comment, quand et à qui nous pouvons divulguer des renseignements personnels que nous avons recueillis.

La conformité aux deux lois est surveillée par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Pourquoi nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels

Nous ne recueillons vos renseignements qu’à des fins précises. La collecte de vos renseignements se limite à ce qui est nécessaire à l’usage précisé.

Voici certaines des raisons les plus courantes pour lesquelles nous recueillons et utilisons vos renseignements :

Coordonner ou offrir les services de soutien à domicile dont vous avez besoin;
Vous aider dans le processus de demande de placement dans un foyer de soins de longue durée;
Coordonner ou offrir les services de santé en milieu scolaire dont vous avez besoin;
Surveiller et évaluer la qualité de nos programmes et services;
Appuyer nos activités éducatives internes;
Mener des recherches;
Recevoir un paiement pour la prestation de soins de santé par l’intermédiaire de programmes gouvernementaux;
Respecter les exigences juridiques et réglementaires.

Si nous souhaitons recueillir vos renseignements à d’autres fins, nous expliquerons la raison de la collecte et vous donnerons l’occasion de nous poser des questions avant de les recueillir. Cela pourrait se faire dans le cadre d’une conversation verbale ou les explications pourraient être fournies dans un document écrit comme un dépliant ou un formulaire.

Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements à d’autres fins, nous expliquerons la raison et vous demanderons votre consentement.

Comment nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous ou de votre mandataire spécial (c. à d. une personne légalement autorisée à agir en votre nom si vous devenez incapable de prendre vos propres décisions).

Avec votre consentement ou si la loi le permet, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels sur votre santé auprès d’autres sources, notamment :

d’autres fournisseurs de soins de santé participant à la prestation de vos soins (maintenant et par le passé);
des organismes de services communautaires de soutien qui vous offrent des soins ou du soutien;
des soignants, ce qui comprend les membres de votre famille, des amis, des voisins, etc.;
Systèmes électroniques locaux, régionaux et provinciaux qui contiennent vos renseignements personnels sur la santé, notamment des dossiers médicaux électroniques de tierces parties, le dossier d’évaluation médicale intégré, le visualiseur clinique de ConnexionOntario ou ClinicalConnect et le Réseau électronique pour la santé des enfants.

Qui peut consulter et utiliser vos renseignements personnels sur la santé

Consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements pour fournir des soins de santé
Lorsque vous demandez des soins de santé auprès de notre organisme et sauf indication contraire de votre part, nous présumons que nous avons votre permission de recueillir et d’utiliser vos renseignements sur la santé, et de les communiquer à nos fournisseurs de soins de santé qui « doivent connaître cette information », afin de vous fournir des soins exceptionnels. Il peut s’agir de membres du personnel infirmier, de travailleurs sociaux, de thérapeutes et d’autres professionnels ou de leur personnel de soutien qui vous fournissent des soins de santé ou qui aident à vous fournir ces soins.

Sauf indication contraire de votre part, nous présumons également que nous avons votre permission pour recueillir des renseignements sur la santé auprès de fournisseurs de soins de santé à l’extérieur de notre organisme qui vous fournissent des soins ou qui aident à vous les fournir, pour utiliser ces renseignements, ainsi que pour communiquer des renseignements sur la santé à ces fournisseurs. Il peut s’agir de votre médecin de famille ou de spécialistes, de pharmaciens, de membres du personnel d’un hôpital, d’un foyer de soins de longue durée ou d’une maison de retraite, d’infirmières et de préposés aux services de soutien à la personne, de travailleurs de services communautaires de soutien, de services d’ambulance, de fournisseurs qui vous approvisionnent en équipement et fournitures ainsi que d’autres personnes membres d’une profession de la santé réglementée qui participent à la prestation de vos soins ou qui y participeront ultérieurement.

Afin de faciliter et de coordonner la prestation de vos soins de santé, nous communiquons vos renseignements sur la santé à d’autres fournisseurs de soins à l’aide de systèmes régionaux et provinciaux. Plus précisément, nous mettons à la disposition des autres personnes qui participent à vos soins, des renseignements sur les services que nous vous fournissons ou des renseignements sur vos évaluations, par les moyens suivants :

Dossier médical électronique provincial des soins à domicile et en milieu communautaire de Santé Ontario;
Dossier de santé électronique provincial de Santé Ontario – Visualiseur clinique de ConnexionOntario (S’ouvre dans un nouvel onglet) ou ClinicalConnect (S’ouvre dans un nouvel onglet) (en anglais seulement);
Dossier d’évaluation intégrée (S’ouvre dans un nouvel onglet) de Santé Ontario;
Dossier de santé électronique pédiatrique de l’Ontario – Réseau électronique de santé pour enfants (S’ouvre dans un nouvel onglet) (en anglais seulement).

Nous utilisons également les systèmes régionaux et provinciaux pour diriger les patients vers d’autres fournisseurs de soins de santé. Par exemple :

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de l’échange de renseignements au moyen des systèmes régionaux et provinciaux, veuillez communiquer avec votre agent local de protection de la vie privée.

Consentement exprès à la communication de renseignements à d’autres personnes
En règle générale, nous devons obtenir votre permission expresse pour communiquer vos renseignements sur la santé à :

des organismes qui ne vous fournissent pas de soins de santé, comme les compagnies d’assurance ou votre employeur;

un fournisseur de soins de santé pour des raisons autres que la prestation de soins de santé;

des personnes qui ne sont pas légalement autorisées à prendre des décisions pour vous, comme les membres de votre famille et vos amis.

Les personnes qui ne font pas partie du système de soins de santé et qui reçoivent les renseignements personnels sur votre santé de notre part ne peuvent les utiliser ou les communiquer que pour les raisons pour lesquelles elles les ont reçus légalement, ou si la loi l’autorise ou l’exige.

Utilisation de vos renseignements sur la santé sans votre consentement
La loi de l’Ontario sur la protection des renseignements personnels sur la santé nous autorise ou nous oblige à utiliser vos renseignements sur la santé sans votre consentement dans certaines situations, notamment :

pour fournir de l’information aux personnes qui agissent en notre nom afin d’assurer la prestation des soins de santé;
pour communiquer avec vous afin d’obtenir votre consentement ou le consentement d’une personne qui peut consentir en votre nom;
pour faire de la recherche avec l’approbation d’un comité d’éthique de la recherche, qui doit se conformer aux règlements et aux exigences en matière de recherche;
afin de recevoir un paiement pour nos services;
pour planifier ou offrir nos programmes ou services;
aux fins de la gestion des risques;
dans le cadre d’une procédure judiciaire (c. à d. une affaire judiciaire) où nous, ou une personne agissant en notre nom, sommes une partie ou un témoin;
conformément à la loi.

Communication de vos renseignements sur la santé sans votre consentement
La loi permet ou exige que nous communiquions vos renseignements sur la santé à d’autres personnes sans votre consentement dans certaines situations, notamment :

si la communication de l’information est nécessaire pour vous fournir des soins de santé et que nous ne pouvons obtenir votre consentement en temps opportun;
pour obtenir un paiement pour la prestation de soins de santé par l’intermédiaire de programmes gouvernementaux, comme l’Assurance-santé de l’Ontario;
pour communiquer avec un parent, un ami ou une personne qui peut consentir en votre nom, si vous êtes blessé, inapte ou malade et que vous n’êtes pas en mesure de donner votre consentement;
pour signaler certaines maladies aux autorités de santé publique;
lorsque nous soupçonnons certains types de mauvais traitement;
pour réduire ou éliminer un risque de lésions corporelles graves;
pour aider à la conduite d’une enquête policière ou se conformer à un mandat;
dans le cadre d’une procédure judiciaire où nous, ou une personne agissant en notre nom, sommes une partie ou un témoin;
conformément à la loi.

La loi nous permet également de communiquer les renseignements sur la santé vous concernant à certains organismes qui aident à améliorer la prestation des soins de santé ou à planifier et à gérer le système de soins de santé. Ces organismes sont désignés par la loi et leurs pratiques et procédures sont examinées et approuvées par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Nous communiquons l’information :

Santé Ontario (S’ouvre dans un nouvel onglet)
au ministère de la Santé de l’Ontario ou au ministère des Soins de longue durée; (S’ouvre dans un nouvel onglet)
Canadian Institute for Health Information (S’ouvre dans un nouvel onglet) (CIHI)
au groupe canadien d’InterRAi (S’ouvre dans un nouvel onglet) , un consortium de recherche (en anglais seulement).

Dans la mesure du possible, nous échangeons des données agrégées ou anonymisées. Nous comptons également sur des ententes d’échange de données qui exigent que tous nos partenaires veillent à ce que votre vie privée soit une priorité.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Nous utilisons une combinaison de mesures physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol tout en les protégeant contre l’accès, l’utilisation, la modification, la divulgation, la copie et la destruction non autorisés.

Nous avons élaboré des politiques et des procédures qui décrivent la façon dont nous nous acquittons de notre responsabilité légale de protéger les renseignements personnels que nous recueillons.

Nous informons régulièrement notre personnel de vos droits à la protection des renseignements personnels et de leurs responsabilités légales.

Nous avons mis en place des exigences en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité pour les fournisseurs de services contractuels.

Comment vous pouvez consulter ou obtenir une copie des renseignements que nous avons à votre sujet

Vous avez le droit de demander une copie de vos renseignements personnels. Remarque : Il existe certaines exceptions à ce droit et des frais peuvent s’appliquer.

Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez demander une copie de vos renseignements personnels sur la santé, visitez la page.

Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez demander une copie d’autres renseignements, visitez la page.

Que faire si vous trouvez une erreur dans les renseignements que nous avons à votre sujet

Si vous croyez que votre dossier est inexact ou incomplet, vous pouvez nous écrire et demander une correction.

Nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Si nous ne pouvons pas répondre à votre demande dans un délai de 30 jours, nous vous aviserons et vous donnerons une explication pour le retard.

Nous ne sommes pas tenus de corriger un document créé par une autre personne ou s’il contient une opinion ou une observation professionnelle faite de bonne foi. Si nous choisissons de ne pas apporter la correction, nous vous donnerons une raison et vous demanderons si vous souhaitez joindre une mention de désaccord à votre dossier médical qui sera mise à la disposition de ceux qui consulteront votre dossier.

Que faire si vous souhaitez limiter les personnes qui peuvent recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sur la santé

Dans certains cas, vous pouvez nous demander de ne pas recueillir, utiliser ou communiquer une partie ou la totalité de vos renseignements sur la santé.

Veuillez transmettre vos souhaits à un membre de votre équipe de soins de santé (c. à d. votre coordonnateur de soins) dès que possible. Si votre fournisseur de soins ne peut pas répondre à vos besoins, nous demanderons à notre agent de protection de la vie privée ou à notre service des dossiers de santé de vous aider.

Si vous nous demandez de limiter les personnes à qui nous pouvons communiquer vos renseignements sur la santé, nous devons informer les autres fournisseurs de soins de santé que nous ne sommes pas en mesure de leur fournir tous les renseignements dont nous croyons qu’ils auront besoin pour vous procurer des soins de santé.

Que se passe-t-il si vos renseignements sont perdus, volés ou consultés, utilisés ou divulgués de manière inappropriée?

En vertu de la loi, nous vous informerons si vos renseignements personnels sont perdus, volés ou consultés, utilisés ou communiqués de manière inappropriée. Nous vous fournirons également :

un aperçu de l’incident, notamment des détails sur ce qui a été perdu, volé, consulté ou divulgué sans autorisation et à qui;
une description des mesures prises pour éviter que l’incident se reproduise (p. ex. encadrement des employés, nouvelle formation à l’intention des employés, examen des politiques et des pratiques);
des renseignements sur la façon de vous protéger contre les préjudices (si cela s’applique dans les circonstances);
des renseignements sur la façon dont vous pouvez exercer votre droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Selon les circonstances, nous devrons peut-être signaler l’incident au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario ou à un ordre professionnel.

Que faire si vous avez des préoccupations concernant la façon dont nous gérons vos renseignements personnels

Si vous avez des préoccupations concernant la façon dont nous traitons vos renseignements, veuillez communiquer avec votre agent local de protection de la vie privée dès que possible.

Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario au sujet de toute décision, mesure ou inaction qui, selon vous, ne respecte pas la loi, notamment :

si vous n’êtes pas en mesure de régler une plainte ou une préoccupation concernant la façon dont vos renseignements sur la santé ont été traités;
si vous n’êtes pas en mesure de consulter tous vos renseignements sur la santé ou si vous voulez vous plaindre d’un retard dans la réponse à votre demande;
si vous estimez que les renseignements sur la santé contenus dans votre dossier sont inexacts et que vous n’avez pas été en mesure de nous persuader de les corriger à votre satisfaction ou de joindre votre mention de désaccord à votre dossier;
si vous n’êtes pas d’accord avec les frais que nous vous avons facturés pour consulter ou obtenir une copie de votre dossier de santé.

Vous pouvez communiquer avec le CIPVP à l’adresse suivante :

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
Téléphone : 416 326-3333 ou 1 800 387-0073
ATS : 416-325-7539
www.cipvp.ca

Remarque : Si vous choisissez de poser vos questions ou de soulever des préoccupations par courriel, veuillez limiter les renseignements personnels sur la santé que vous incluez dans le message.

Les personnes qui peuvent prendre des décisions concernant vos renseignements sur la santé

Nous présumons que vous êtes en mesure de prendre vos propres décisions concernant vos renseignements sur la santé.

Si vous ne pouvez pas prendre vos propres décisions, une autre personne les prendra pour vous. La loi nous indique à qui nous adresser d’abord parmi les personnes figurant sur une liste de « mandataires spéciaux ». Cette personne peut prendre des décisions au sujet de vos renseignements sur la santé qui concernent un traitement particulier. Vous pouvez également décider, à l’avance et par écrit, qui peut prendre des décisions en votre nom lorsque vous n’êtes plus en mesure de le faire.

Nous pouvons donner à votre mandataire spécial des renseignements à votre sujet pour l’aider à prendre des décisions en votre nom. Il peut également demander de consulter votre dossier et notre personnel lui fournira des renseignements sur votre santé. Nous vous demanderons votre consentement ou nous demanderons le consentement de la personne qui peut consentir en votre nom avant de donner vos renseignements sur votre santé à d’autres membres de votre famille ou à d’autres personnes.

Comment nous respectons les 10 principes de protection de la vie privée reconnus à l’échelle internationale

Responsabilité

Nous assumons la responsabilité des renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle. Nous avons un agent de protection de la vie privée qui rédige les politiques et procédures liées à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels, qui vérifie la conformité à celles-ci, et qui fournit à notre personnel, à notre conseil d’administration et à d’autres personnes qui travaillent en notre nom des renseignements sur leur obligation de confidentialité.

Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous nous assurons que les personnes connaissent les fins auxquelles des renseignements personnels sont requis avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer ces renseignements.

Consentement

Nous obtenons le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, à moins que la divulgation sans consentement soit permise ou exigée par la loi.

Limitation de la collecte

La collecte de renseignements personnels se limite à ce qui est nécessaire aux fins énoncées.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation de l’information

Nous utilisons et communiquons des renseignements personnels seulement si la raison de le faire est conforme aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis et qu’aucun autre renseignement ne servira à cette fin; si la loi nous le permet ou l’exige; ou si la personne concernée donne son consentement exprès pour le faire. Nous conservons les documents conformément à notre calendrier de conservation.

Exactitude

Nous veillons à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins énoncées. Nous respectons le droit d’une personne de demander la correction de ses renseignements personnels.

Mesures de sécurité

Transparence

Nous documentons par écrit nos pratiques en matière d’information et mettons ces renseignements à la disposition du public. Si des renseignements personnels sont perdus, volés ou consultés, utilisés ou divulgués de manière inappropriée, nous en informons la personne concernée dès que possible.

Accès aux renseignements personnels

Nous avons établi un processus permettant aux personnes de demander et d’obtenir l’accès aux renseignements personnels.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Nous invitons les personnes à nous faire part de toute demande de renseignements ou de toute plainte au sujet de nos pratiques en matière d’information; nous y répondrons dans les plus brefs délais. Si une personne n’est pas satisfaite de la façon dont une plainte ou une demande de renseignements est traitée, elle est informée de son droit de communiquer avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario et reçoit les coordonnées dont elle a besoin pour le faire.

Liens utiles

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (S’ouvre dans un nouvel onglet)

Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (S’ouvre dans un nouvel onglet)

Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (S’ouvre dans un nouvel onglet)

Ressources pour les personnes et les familles de Speak Up Ontario (S’ouvre dans un nouvel onglet)

Organisme de soutien aux aidants naturels de l’Ontario – Ressources sur la vie privée et le consentement en matière de santé (S’ouvre dans un nouvel onglet)

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